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【韓国留学】アポスティーユ・公証とは?取り方や必要書類も解説する

悩む人
悩む人
韓国留学の準備で「アポスティーユ」が必要だと言われました。そもそも、アポスティーユって何ですか…。ググったら「公証」というナゾの言葉も出てきました。あと、アポスティーユの取り方や必要書類も教えてください。

こんにちは、こりです。
上記の疑問にお答えします(^^)

  • 本記事の内容

そもそも、アポスティーユとは

簡単にいうと、皆さんの提出書類が「日本で公式に発行されたものですよ〜」と認めてもらう手続きのこと。

  • 結果、書類の信用度が上がる
  • アポスティーユあり → 信用が高い
  • アポスティーユなし → 信用が低い

上記のとおりで、海外の人からすると日本の公式サインが入った書類は「安心」できます。一方で、アポスティーユがないと「この書類って本物なの?偽物なのでは?」と不安になりますよね。

  • まとめ:アポスティーユとは
  • 日本の公式サインをもらうこと
  • 正確には、外務省の認証をもらう
  • 手数料は、11,500円かかる
  • 手続きは、1日〜10日ほどかかる
  • 詳しくは、外務省HPをどうぞ
  • お問い合わせはこちら

ちなみに、留学先の学校から「アポスティーユが必要ですよ」と言われたら、自分で手続きをするか、もしくは留学エージェントに代行依頼もできます。

本記事では、自分で手続きする方向けに手順を解説します(^^)

アポスティーユの取り方/必要書類

アポスティーユ申請の流れ

上記のとおりですが、ぱっとみ意味不明なはず (ノД`)

実は、書類の種類によって申請の流れが変わってきたりもするので、このあたりも踏まえつつ、わかりやすく解説します。

まずは、事前準備から

手続きをする前に以下の準備をします。

  • 準備①:必要な書類を発行
  • 準備②:書類の種類を確認
  • 準備③:宣言書を作成(私文書のみ)
  • 準備①:必要な書類を発行

つまり、留学先の学校から「この書類はアポスティーユが必要だよ〜」と言われた書類の準備ですね。例えば、卒業証明書や成績証明書、戸籍謄本など。

そのときに、書類を「英文」で発行すべきかどうかも確認ください。海外(韓国)へ送る書類なので、英文を求められるケースが多いです。

例えば、留学先から「卒業証明書」のアポスティーユが必要だよ〜と言われた場合。まずは皆さんの出身校へ連絡し、卒業証明書を発行してもらうわけですが、ここで何も言わないと「日本語」で書かれた書類が発行されるはず。しかし、前述のとおりで日本語の書類はNGと言われる可能性が高いです。

よって、書類は「英文」にすべきかどうかも留学先に確認したうえで発行しましょう。英文の書類が必要な場合は、出身校で発行してもらうときに「英文でお願いします」と伝えればOKです。

  • 準備②:書類の種類を確認

実は、書類には「公文書」と「私文書」という2種類があります。そして、皆さんの書類がどちらに当てはまるか確認が必要です。

見分け方は、以下のとおり。

  • 国公立の小中高で発行 → 公文書
  • それ以外の学校で発行 → 私文書

なぜ確認が必要かというと、「公文書」なのか「私文書」なのかでアポスティーユ手続きの「流れ」が変わるから。

アポスティーユ申請の流れ

上記のとおりで、「その1」が公文書の場合の流れ。「その2」が私文書の場合の流れです。

公文書と私文書の見分け方について、詳しくは外務省のHPをご覧ください。

  • 準備③:宣言書を作成(私文書のみ)

こちらは、書類が「私文書」の人のみ対象です。宣言書というのは、その名のとおりで「この書類は正しいものだよ!」と宣言するもの。「自分で」作る必要があります。

[ アポスティーユ 宣言書 サンプル ] とかで調べると宣言文のサンプルが出てくるので、ググりつつ、Word等で作成くださいませ。

というわけで、以上が準備でした。ここからは、揃えた書類をどこで手続きしなければいけないのかについて公文書と私文書のそれぞれに分けて解説します。

「公文書」のアポスティーユ手続き

公文書のアポスティーユ手続きの流れ

上記のとおりで、外務省に申請すればアポスティーユを取得できます。

申請方法と、アポスティーユをもらうまでにかかる日数は以下のとおり。

  • 申請方法
  • 方法①:外務省で申請、外務省で受取(最短で翌日)
  • 方法②:外務省で申請、郵送で受取(3〜5日)
  • 方法③:郵送で申請、郵送で受取(1〜2週間)

アポスティーユの手続きができる外務省は、東京と大阪にあります。なので、遠方にお住みの方は郵送する方法②、もしくは方法③がおすすめ。

申請するときに必要な書類は以下のとおり。

  • 申請に必要な書類

※郵送での受取をご希望の方は、加えて「返信用の封筒」も必要です。返送先の住所と切手の貼り付けもお忘れなく。また、郵送時の身分証明書は不要です。

「私文書」のアポスティーユ手続き

私文書のアポスティーユ手続きの流れ

上記のとおりで、やや複雑です。

  • 手順①:公証役場で公証人の認証をもらう
  • 手順②:法務局で公証人押印証明をもらう
  • 手順③:外務省でアポスティーユをもらう

普通なら、手順③だけでアポスティーユが取得できます。しかし、手順①と②が増えていますね。

実は、アポスティーユは「公文書」に対してのみ取得が可能です。つまり、手元の書類が「私文書」の場合は、まずは「私文書を公文書に変える」という手続き(①と②)が必要でして、これを「公証」と言います。
  • つまり、こういうこと

手順①で、公証役場へ行って私文書を公文書にしてもらい(=公証)、手順②で、法務局へ行って①で作ってもらった公文書が偽物でないかを確認してもらい(=2重チェック)、手順③で、外務省へ行ってアポスティーユを取得する、という流れです。

やや面倒かもですが、私文書の場合は上記の流れになります。

しかし、もっと簡単に手続きする方法もあります。
  • 簡単な手続き方法

普通なら手順①〜③をひとつずつ手続きする必要がありますが、なんと、これらを簡略する方法もあります。これは手順①で「どこの公証役場へ行くか」で決まります。どういうことかというと、公証役場は全都道府県にあるのですが、このうち「特定の都道府県」で手続きをすることで、通常よりも簡単に手続きができます。

  • 東京・大阪・神奈川の公証役場
    →手順①〜③の手続きが一気にできます。つまり、公証役場に行くだけでアポスティーユがもらえます。これを「ワンストップサービス」と言います。
  • 埼玉・千葉・茨城・栃木・静岡・群馬・長野・新潟の公証役場
    →手順①と②を公証役場で手続きしてくれます。つまり、手順②の法務局へ行く必要がなくなり、いきなり手順①から手順③へ飛べます。
  • それ以外の都道府県の公証役場
    →手順①の手続きだけしてくれます。なので、手順②と③は通常通り行わないといけません。

上記のとおり。

お住まいの地域は関係なしです。例えば、東京に住んでない人でも東京の公証役場へ行けば、ワンストップサービスが受けれます。
» 全国の公証役場はこちら

ちなみに、公証役場は基本的に「予約」をしてから行ったほうがいいです。そうしないと、着いてから何時間も待たされることになります(ノД`)

ここからは、手順①〜③の詳細をひとつずつ解説します。

  • 手順①:公証役場で公証人の認証をもらう

まずは、公証役場へ行きます。
必要書類は以下のとおり。

  • 私文書の原本(例:卒業証明書)
  • 身分証明書(例:免許証やパスポート)
  • 宣言書(公証に必要)
  • 手数料:11,500円
  • 手順②:法務局で公証人押印証明をもらう

続いて、法務局へ行きます。法務局の場所は、公証役場で確認しておきましょう。ちなみに、郵送も可能です。

必要書類は以下のとおり。

  • 私文書の原本:手順①の書類
  • 公証人証明書:手順①の書類
  • 宣言書:手順①の書類
  • 返信用の封筒※
  • 手数料:無料

※郵送での受取をご希望の方は、加えて「返信用の封筒」も必要です。返送先の住所と切手の貼り付けもお忘れなく。

手順①で準備した書類をそのまま持っていけばOK。その際、ホッチキスでまとめてもらったものは勝手に外さないよう注意です。

  • 手順③:外務省でアポスティーユをもらう

申請方法は以下の3つがあります。

  • 方法①:外務省で申請、外務省で受取(最短で翌日)
  • 方法②:外務省で申請、郵送で受取(3〜5日)
  • 方法③:郵送で申請、郵送で受取(1〜2週間)

外務省は、東京と大阪にあります。
申請するときに必要な書類は以下のとおり。

  • 公文書の原本:手順①②の書類
  • 公証人証明書:手順①②の書類
  • 公証人押印証明:手順①②の書類
  • 宣言書:手順①②の書類
  • 申請書(ダウンロード/記入例はこちら
  • 返信用の封筒※
  • 手数料:無料

※郵送での受取をご希望の方は、加えて「返信用の封筒」も必要です。返送先の住所と切手の貼り付けもお忘れなく。

手順①②で準備した書類をそのまま持っていけばOK。その際、ホッチキスでまとめてもらったものは勝手に外さないよう注意です。

というわけで、以上がアポスティーユの取得方法でした。最後まで読んで頂きありがとうございます。